Integrity Program Monitoring Plan
Apenas definir processos e controles não é suficiente para que a Atlântico se mantenha protegida dos atos de fraude e corrupção. É fundamental saber se o Compliance caminha para efetiva concretização. Destarte, necessário o "monitoramento", sem o qual não se pode considerar um Sistema de Compliance efetivo.
Conforme muito bem definido no item 3.5 do Guia de Implementação do Projeto de Integridade da Atlântico: “o monitoramento contínuo do Programa de Integridade visa seu aperfeiçoamento na prevenção, detecção e combate à ocorrência de atos lesivos”, bem como “tem por fim assegurar a pronta interrupção de irregularidades ou infrações detectadas, e a tempestiva remediação dos danos causados”.
Nesse sentido, o presente plano inicial de monitoramento, o qual deverá ser revisado na medida do amadurecimento do programa e com frequência anual, terá a finalidade: de verificação de atividades periódicas, com vistas a medir o desempenho do Programa de Integridade; de análises, inicialmente, dos resultados; de permitir os ajustes necessários; e de promover a melhoria contínua.
A Atlântico Engenharia Ltda. se submeterá ao seguinte plano de monitoramento inicial:
1. Comprovação de disponibilização e compromisso de leitura do Código de Conduta a todos os empregados
Objetivo: A comprovação da distribuição e difusão do Código de Conduta tem por fim não só dar conhecimento aos empregados das normas éticas que regem a empresa, mas também tem efeito primordial de evitar eventuais ações tipificadas como intoleráveis no código de conduta e demais normativos, já que, caso ocorressem, possivelmente acarretaria penalizações graves à empresa. Logo, o objetivo primordial é preservar a empresa e mantê-la incólume a qualquer ato que fira a Lei Anticorrupção Brasileira (Lei n° 12.846, de 1º de agosto de 2013), para tal o colaborador deverá estar ciente do Código de Conduta bem como cumpri-lo, uma vez que integrará seu contrato de trabalho, sendo questão inegociável à alta gestão da empresa.
Metas: Embora as punições sejam previstas, a meta é conscientizar os colaboradores e promover uma cultura organizacional para que o código seja difundido e consolidado de maneira eficiente e traga resultados, evitando as intercorrências, logo, deverão os normativos estarem arraigados na cultura de todos os empregados.
Monitoramento: Para verificar a difusão da cultura ética exposta no Código de conduta, será verificado, semestralmente, a existência de processos disciplinares que possam ter gerado punições, bem como os motivos que levaram o empregado à conduta de ação ou omissão.
Medidor: O medidor aceitável e inicialmente perseguido pela Empresa é de 0 a 1 ocorrência semestral.
OBS: Lembrando que, em caso de ocorrência, mesmo que considerada aceitável, deverá ser registrado a ação imediata da empresa para fins de saná-la ou interrompê-la imediatamente.
2. Instituição de Canal de Denúncias
Objetivos: Receber e apurar denúncias de irregularidades, fraudes e crimes praticados por seus funcionários, prestadores de serviços, fornecedores e clientes, em especial aos crimes previstos na Lei n° 12.846, de 1º de agosto de 2013, com a finalidade de interrompê-las ou saná-las imediatamente.
Metas: Proporcionar e incentivar qualquer pessoa que tenha relações com a empresa ou que seja conhecedora de situações desabonadoras, a exercer o papel não só de cidadão, mas também de vigilante da conformidade; evitar vazamento de informações sobre os problemas que poderiam ser tratados internamente; reduzir os prejuízos gerados com fraudes e atos ilícitos que possam impactar o cofre da empresa; aumentar a confiança dos colaboradores na empresa; possibilitar a aplicação de sanções aos colaboradores que estejam cometendo atos ilícitos, mostrando que sua empresa é rígida em tal quesito e previne contra crises de imagem em seu negócio, entre outros.
Monitoramento: Deverão ser elaborados relatórios com informações sobre a quantidade de denúncias recebidas, o percentual apurado e os principais temas envolvidos. Os relatórios deverão ser emitidos semestralmente, com vistas a apurar eventuais falhas na implementação do programa.
Medidor: O número de denúncias aceitável deve ser igual a 0 ou menor que 1.
3. Promover treinamentos e cursos aos empregados
Objetivos: Difundir o conhecimento em relação ao programa de integridade e os normativos afetos ao mesmo.
Metas: Garantir uma avaliação positiva na análise do conhecimento acerca do programa de integridade.
Monitoramento: Cursos devem ser ministrados semestralmente, alcançando, no mínimo, 50 % (cinquenta por cento dos colaboradores) da empresa.
Medidor: Lista de presença para auferir a adesão.
OBS: Sendo o curso obrigatório, caso de não comparecimento ou adesão, a empresa deverá advertir ao empregado faltante, salvo acate justificativa, a qual deverá ser formal.
4. Controle trimestral do número de acessos às normas do Programa de Integridade junto ao site da Atlântico Engenharia
Objetivos: Verificar a publicidade e o alcance do programa de integridade conferindo se os empregados e a sociedade estão consultando as normas internas referentes ao programa de integridade.
Metas: Aumento de acesso em, no mínimo 30%, a cada semestre.
Monitoramento: O monitoramento deverá ser trimestral bem como desenvolvidas campanhas de divulgação e estimulação de ao acesso do site.
Medidor: Crescimento de acessos de 30% a cada seis meses.
5. Inclusão de cláusula em contrato de trabalho, na qual conste anuência/adesão do empregado acerca do programa de compliance e seus normativos como requisito para contratação ou avaliação de evolução na carreira dentro da empresa
Objetivo: Ficar os empregados advertidos, desde o início da relação contratual, sobre o Programa de Integridade, passando os normativos de conduta a fazerem parte da relação contratual, máxime da obrigação de seu cumprimento, sob pena de penalidades.
Meta: Outorgar aos empregados contratualmente a conduta difundida na empresa para fins de se evitar a existência de processos que penalizem os empregados por desvio de conduta.
Monitoramento: Fazer levantamento semestral de, no mínimo, 10 contratos antigos, os quais deverão ser aditados para a inclusão da presente cláusula, bem como de todos os novos contratos assinados com vistas a verificação da inclusão da cláusula.
Medidor: O número de contratos aceitáveis sem que haja a inclusão da clausula é de 0 a 1 dos contratos analisados por semestre, sendo que, caso haja algum contrato sem a referida cláusula deverá ser questionado ao setor responsável o porquê do não cumprimento da norma interna para que o mesmo apresente a justificativa.
6. Todas as contratações de serviços em geral, bem como as aquisições de bens e materiais, só serão concretizadas após consulta, junto aos órgãos competentes, acerca da regularidade da situação da empresa, sendo, com relação aos tributos federais e à dívida ativa da União, tributos estaduais, tributos municipais, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e Débitos Trabalhistas
Objetivo: Advertir as empresas que a Atlântico Engenharia só faz contratações com empresas idôneas e legalmente em dia.
Meta: Que todos os fornecedores da Atlântico Engenharia, salvo exceção justificada, estejam em dia com suas obrigações fiscais caso queiram trabalhar para a Atlântico.
Monitoramento: Deverão ser anexados aos contratos de prestação de serviços as certidões que comprovem a regularidade da empresa e no caso da exceção a justificativa deverá ser anexada ao contrato. Para efetivar o monitoramento será feita uma análise por amostragem aleatória de 10 (dez) contratos com periodicidade semestral.
Medidor: O número de contratos aceitáveis sem que haja a pesquisa de regularidade ou justificativa é de 0 a 3 por semestre, sendo que, caso haja um contrato sem a verificação da regularidade ou justificativa, deverá ser questionado ao setor responsável o porquê do não cumprimento da norma interna para anexar como justificativa ao contrato.
7. Análise de Riscos
Objetivo: Servirão de base para a estruturação, aprimoramento e/ou atualização do Programa de Integridade.
Meta: Manter o novo modelo de gestão e governança com o fito de garantir a conformidade dos processos, relacionamentos em geral e aprimorar os mecanismos de prevenção, detecção e correção, que impeçam a ocorrência de desvios éticos, máxime corrupção de qualquer espécie.
Monitoramento: Semestralmente seja realizado relatório de riscos, nos moldes do guia de monitoramento de riscos e política de monitoramento dos riscos.
DISPOSIÇÕES GERAIS DE MONITORAMENTO:
a) Que os contatos presenciais com os agentes públicos sejam realizados por pelo menos dois representantes da empresa;
b) Que as demais interações sejam devidamente registradas e supervisionadas;
c) Que os procedimentos mais expostos a riscos sejam fiscalizados por superiores hierárquicos, com a exigência de vistoria das decisões sensíveis.
d) Que anualmente todas as normas sejam revisadas para fins de adequação às novas legislações que disciplinam a matéria.
e) Que haja contratação de empresa com vistas a aplicação de filtros de verificação de frase e palavras-chave críticas em comunicação por e-mail (como: jeitinho, resolva logo, suborno, fiscal, combinar preço, dinheiro etc.), com o fito de prevenção de ocorrência.
f) Os relatórios deverão ser feitos semestralmente, salvo deliberação do próprio setor de integridade e salvo o relatório em relação aos acessos aos normativos do programa que, conforme o próprio plano de monitoramento, deverá ser trimestral.
Brasília, 17 de setembro de 2020.